Ficha de Subvenciones a Ayuntamientos de la Comunidad de Madrid en materia de archivos.

Podrán solicitar subvención las Entidades locales que reúnan los requisitos en relación con las distintas líneas de actuación:

a) Adecuación de depósito de archivo:

1.o Entidades locales con población igual o superior a 10.000 habitantes: deberán contar con personal técnico archivero.

2.o Entidades locales con población inferior a 10.000 habitantes: en el caso de no tener el personal técnico archivero exigido, la Secretaría de la Entidad local debe asumir explícitamente la gestión del servicio de archivo.

3.o En ambos casos, el local propuesto para ser adecuado como archivo deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. A tal efecto, dicho personal podrá efectuar las visitas que considere
oportunas con el fin de comprobar la idoneidad del local. El local destinado a depósito de archivo se considerará apto cuando reúna los requisitos mínimos exigibles para una correcta conservación y custodia de los documentos.

4.o En el caso de que la Entidad local no tuviera obligación de contar con personal técnico archivero, el local que se pretende equipar deberá estar preferiblemente ubicado en el edificio consistorial. Si el local propuesto estuviese fuera del edificio consistorial, deberá estar situado en dependencias municipales.

b) Equipamiento de local de archivo:

1.o El local que se pretende equipar deberá ser considerado apto por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental. A tal efecto, dicho personal podrá efectuar las visitas que considere oportunas con el fin de comprobar la
idoneidad del local. El local destinado a archivo se considerará apto cuando reúna los requisitos mínimos exigibles para una correcta conservación y custodia de los documentos.

2.o En el caso de solicitar ayuda para dispositivos de reproducción de documentos o para software específico de gestión de archivo, la Entidad local deberá contar con personal técnico archivero.
3.o En el caso de que la Entidad local no tuviera obligación de contar con personal técnico archivero en razón del objeto de la subvención solicitada, el local que se pretende equipar deberá estar, preferiblemente, ubicado en el edificio consistorial. Si el local propuesto estuviese fuera del edificio consistorial, deberá estar situado en dependencias municipales.

c) Organización y tratamiento archivístico integral de fondos documentales desorganizados:

1.o Las Entidades locales no dispondrán de personal técnico archivero.

2.o Los fondos documentales propuestos deberán estar desorganizados o sin el tratamiento archivístico adecuado, de manera que resulte difícil el acceso y la consulta por parte de la Entidad local o sus ciudadanos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

3.o Las Entidades locales interesadas en esta línea de actuación habrán de disponer de un local adecuado, preferiblemente ubicado en el edificio consistorial o sede principal de la Entidad local, que deberá cumplir los requisitos mínimos para la correcta instalación, conservación y seguridad de los documentos, una vez finalizados los trabajos de organización y tratamiento archivístico. El cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

d) Restauración de documentos municipales en mal estado de conservación o que corran peligro de pérdida o deterioro:

1.o Los documentos a restaurar deberán contar con un documento de control en el que consten, como mínimo, una breve descripción de estos y las fechas de los mismos. En el caso de aquellas Entidades locales que cuenten con personal técnico archivero, se incluirá el código del correspondiente cuadro de clasificación de fondos de archivo de Entidades locales.

2.o Las Entidades locales tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

3.o Si la Entidad local no contara con personal técnico archivero o no tuviera instalaciones adecuadas, los documentos originales restaurados quedarán depositados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid hasta la desaparición de las causas que motivaron dicho depósito.

e) Digitalización y/o microfilmación de fondos documentales históricos:

1.o Las Entidades locales deberán tener personal técnico archivero. No obstante, aquellas Entidades locales que tengan menos de 10.000 habitantes y no dispongan de personal técnico archivero podrán acceder a esta línea de subvención siempre que tengan organizados los fondos objeto de digitalización y/o microfilmación. Para ello, habrán de aportar el documento de control.

2.o Las Entidades locales tendrán que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos. La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

3.o Los documentos que vayan a ser objeto de digitalización y/o microfilmación deberán disponer de un documento de control, cuyo contenido mínimo se especifica en el artículo 4.13.c).

f) Proyectos y actividades de difusión del patrimonio documental custodiado en el archivo de la Entidad local:

1.o La Entidad local deberá tener personal técnico archivero.

2.o La Entidad local tendrá que disponer de instalaciones adecuadas para la conservación y custodia de los documentos.

La determinación del cumplimiento de este requisito deberá ser comprobado por el personal técnico de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental.

3.o El patrimonio documental objeto del proyecto y/o actividad de difusión deberá estar correctamente descrito y digitalizado.

4.o La Entidad local habrá de haber colaborado con los órganos y servicios responsables de la Subdirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental en la confección del Directorio de Archivos de la Comunidad de Madrid y de la Estadística de Archivos
de la Comunidad de Madrid en el último año anterior a la convocatoria de las subvenciones en el que se hubiera solicitado dicha colaboración por parte de la Comunidad de Madrid. El certificado acreditativo de tal circunstancia se solicitará directamente a la Dirección General competente en materia de Archivos, Gestión de Documentos y Patrimonio Documental por el órgano instructor, por lo que no será preciso que sea aportado por el organismo solicitante.